Conformité du tiers
La facture électronique va imposer la production et la transmission de données qui ne sont pas nouvelles, mais qui peuvent être absentes ou inexactes dans les bases clients des entreprises.
Pour rappel, les entreprises enverront les factures à leurs clients par l’intermédiaire du portail de facturation, en utilisant un identifiant unique d’adressage fourni par l’Administration fiscale dans un annuaire centralisé. Cet identifiant sera choisi par le client et peut être le SIREN, SIRET ou code/adresse de routage. Le numéro de TVA intracommunautaire, déjà théoriquement obligatoire, le deviendra de facto, puisque ce sera une zone contrôlée de la facture.
Diagnostic, Corrections et Enrichissement : les Étapes Cruciales
La première étape consiste à auditer sa base clients pour détecter les informations manquantes, puis à corriger et enrichir cette base. Certaines données peuvent ne jamais avoir été saisies parce qu’elles n’étaient pas obligatoires à l’époque, ou elles peuvent être devenues erronées par manque de mise à jour.
Si vous disposez des SIREN, il est possible de récupérer les SIRET associés ou de calculer un numéro de TVA intracommunautaire. Cependant, si vous ne disposez que de la Raison Sociale, la tâche se complique, car il faut trouver le bon SIREN dans une base de données d’informations légales, ce qui peut s’avérer complexe et chronophage.
Il vous faudra également vous assurer que cette société est toujours active, que les éléments d’adresse sont toujours corrects, mais aussi détecter et neutraliser les doublons.
Le Contrôle Continu : Garantir l'Intégrité des Bases
Une fois le travail d’audit et d’enrichissement effectué, il est essentiel de maintenir l’intégrité des bases clients dans le temps. Les bases de données, quelles qu’elles soient, vieillissent rapidement, même avec la meilleure volonté des utilisateurs.
La solution consiste à surveiller en continu les créations ou changements sur les fiches clients et à s’assurer qu’elles restent conformes à la facture électronique. Plutôt qu’un traitement ponctuel, une application qui tourne en continu va automatiquement détecter les anomalies et collecter les informations nécessaires pour maintenir la fiche client à jour, sans alourdir la charge de travail des équipes comptables.
TP UP : progiciel d’enrichissement continu de la fiche client
– Recherche avancée du SIREN à partir de la Raison Sociale
– Vérification de l’existence et du statut actif d’un SIREN auprès de l’INSEE
– Enrichissement des informations de l’établissement (SIRET) à partir d’un SIREN.
– Calcul automatique du numéro de TVA et vérification sur VIES
– Mise en évidence des doublons
– Enrichissement du code NAF, de l’adresse postale, …
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